バレーボールのチームの連絡は、たいていグループチャット1つから始まります。人数が10人ほどのうちはそれで回ります。ところが20人を超え、出欠・連絡・写真・作戦・会計が同じ場所に流れ始めると、大事な連絡ほど埋もれるようになります。
この記事では、チームの連絡を中身ごとに分ける考え方と、新しく入った人・抜ける人の扱い、通知で疲れないための決まりごとをまとめます。
要点
- 連絡の中身は6種類：出欠・連絡・作戦・写真・会計・新しく入る人への案内
- 出欠と写真は、会話と同じ場所に流さない。 流れて見つからなくなる
- 入る人・抜ける人の手間を先に考える。 招く・外す・過去の会話の扱い
- 管理する人を2人にする。 キャプテン1人に任せると、その人の負担で止まる
チームの連絡は6種類ある
| 中身 | 例 | 1つのチャットに混ぜると |
|---|---|---|
| 出欠 | 今週の練習に来るか | 返事が会話に埋もれ、数えるのが手作業になる |
| 連絡 | 場所の変更、体育館の鍵、集合時間 | 大事な連絡が雑談に流される |
| 作戦 | スタメン、サーブレシーブの並び | 文章だけでは伝わらず、毎回説明し直す |
| 写真・動画 | 練習の写真、試合の録画 | あとで見返せない。画質が落ちることもある |
| 会計 | 体育館代、大会の参加費 | 誰が払ったか分からなくなる |
| 新しく入る人への案内 | 決まりごと、持ち物、集合場所 | 過去の案内を読んでもらえない |
全部を1つの場所に置くと、いちばん大事な「出欠」と「連絡」が埋もれます。
中身ごとに場所を分ける
すべてを別のアプリにする必要はありません。流れてよいものと、残したいものを分けるだけで、かなり楽になります。
| 中身 | 向いている置き場所 |
|---|---|
| 出欠 | 予定ごとに参加・不参加を集められる場所（出欠の機能） |
| 連絡・雑談 | チームのチャット |
| 作戦 | コートの図で残せる場所（作戦ボード、写真に撮ったホワイトボード） |
| 写真・動画 | チームのアルバム、共有フォルダ |
| 会計 | 会計係の手元の表。チャットには「払った人」を流さない |
| 案内 | 固定して残せる場所（チャットの固定、ノート、チームの紹介文） |
出欠の決まりごと（締切・2択・呼びかけの例文）はスケジュール管理と出欠に、作戦の残し方は作戦ボードの使い方に、写真の扱いはチームの写真と活動日記の残し方にまとめています。
入る人・抜ける人のこと
チームの連絡でいちばん面倒なのは、メンバーが入れ替わるときです。
- 入る人 — 連絡先を交換して、グループに招く。連絡先を教えたくない人には、それ自体が負担になる
- 抜ける人 — グループから外し忘れると、抜けたあとも会話を読み続けられる
- 体験に来た人 — 1回来ただけの人をグループに入れるか、毎回迷う
連絡先を交換しなくても入れる場所だと、この手間はかなり減ります。また、「招待のコードを知っている人だけが入れる」ようにしておくと、知らない人が勝手に入ってくることもありません。
通知で疲れないための決まりごと
人数が増えると、通知の多さも問題になります。大事な連絡を見逃す原因の多くは、通知が多すぎて切ってしまうことです。
- 雑談と連絡を分ける。 連絡だけの場所なら、通知を切らずにいられる
- 夜遅くの連絡は控える。 決まりにしておくと、送る側も迷わない
- 「了解」の返事を求めない。 必要なら、出欠の機能やリアクションで済ませる
- 通知を切るのは自由、と決めておく。 そのかわり、大事な連絡は出欠や固定で残す
管理する人を決める
キャプテン1人で全部を回すと、その人が忙しくなった時点でチームの連絡が止まります。
| 役割 | やること |
|---|---|
| キャプテン | 予定を立てる。チームの紹介や決まりを直す |
| 管理する人（1〜2人） | 新しい人を招く。抜けた人を外す。困った書き込みを消す |
| 会計 | お金のやり取り |
| 写真の当番 | その日の写真を集めて上げる |
役割を書き出して、チームの決まりとして残しておくと、交代のときに引き継げます。
Rocks では、どうしているか
Rocks は、バレーボールのメンバー募集とチーム運営のアプリです。チームの連絡を中身ごとに分けて置けるようにしています。チームの画面に、トーク・予定・作戦ボード・アルバム・動画・活動日記・戦績・メンバーのアイコンが並びます。
- チームトーク — メンバー全員で連絡を取り合う場所です。LINE を交換していない人とも使え、読めるのは同じチームのメンバーだけ。チームに入れば読めて、抜ければ読めなくなります。通知はチームごとに切れます（チームの中だけのトーク）
- 予定と出欠 — 予定ごとに参加・不参加を集めます。会話に流されません（予定と出欠）
- 作戦ボード — スタメンやサーブレシーブの並びを、コートの図で名前を付けて残せます（作戦ボード）
- アルバムと動画 — 写真と YouTube の動画を、メンバーだけで共有できます（チームのアルバム、チームで動画を共有）
- 招待コードで参加 — 連絡先を交換しなくても、招待コードを入れればチームに入れます。知らない人が勝手に入ることはありません（参加は招待コードから）
- メンバー管理者 — キャプテンは、メンバーの中から管理者を決められます。管理者は、メンバーを招く・外す、トークの書き込みを消す、ができます
ほかのメッセージアプリと並行して使っても構いません。出欠と連絡だけでも分けると、大事な連絡が埋もれなくなります。