チームを続けていくうえで、いちばん手間がかかるのは練習そのものではなく、「今週は何人来るのか」を確定させることです。体育館は押さえた、でも6人そろうか分からない。前日の夜に個別に連絡して回る。主催者の多くが、毎週これを繰り返しています。
この記事では、グループチャットや表計算での出欠がどこで行き詰まるか、出欠を早く確定させるための決まりごと、そして記録として残しておきたい2つの数字をまとめます。
要点
- 出欠の呼びかけは、会話と同じ場所に流さない。 流れて見えなくなる
- 締切を決める。 「前々日の夜まで」のように、体育館のキャンセル期限より前に
- 答えは「参加・不参加」の2択に。 「たぶん」を許すと人数が読めない
- 参加率と直前キャンセルを残す。 新しく人を迎えるときの判断材料になる
メッセージアプリの出欠が破綻する理由
多くのチームが、グループチャットで出欠を取っています。人数が増えると必ず行き詰まります。
- 流れる。 出欠の呼びかけが、ほかの会話に押し流されて見えなくなる
- 既読しか分からない。 読んだが答えていない人と、見ていない人の区別がつかない
- 集計できない。 「参加」「行けます」「◯」がばらばらに並び、数えるのは主催者の手作業
- 過去が残らない。 先月の参加率を知ろうとしても、遡れない
スタンプや投票の機能で代用する方法もありますが、押し間違いに気づけない、あとから参加に変えた人が分からない、予定ごとの記録が残らないという問題が残ります。
表計算も、途中で止まる
表計算を使うチームもあります。集計はできますが、入力してもらえません。
理由は単純で、リンクを開いて、行を探して、セルを埋めるという手数が多すぎるからです。とくにスマートフォンからは操作しづらい。結局、主催者が代わりに入力することになります。
| 方法 | 集計 | 答えやすさ | 記録が残るか |
|---|---|---|---|
| グループチャットで呼びかけ | 手で数える | 答えやすい | 流れて残らない |
| チャットの投票機能 | できる | 答えやすい | 予定ごとには残りにくい |
| 表計算 | できる | 手数が多い | 残る |
| 出欠の機能がある専用アプリ | 自動 | 答えやすい | 残る |
出欠を早く確定させる5つの決まりごと
道具より先に、決まりごとを作ると出欠はかなり楽になります。
- 予定は2週間前までに出す。 直前に出すほど、すでに別の予定が入っている
- 締切を決める。 「前々日の21時まで」のように時刻まで決める。体育館のキャンセル期限より前に置く
- 答えは2択。 「未定」を選べるようにすると、締切までずっと未定のまま残る
- 締切の前日に1回だけ呼びかける。 何度も催促すると、呼びかけ自体が読まれなくなる
- 人数が足りないと分かったら、すぐ外に募集を出す。 締切のあとに慌てても間に合わない
呼びかけの例
【◯月◯日（土）18時〜21時 ◯◯体育館】 参加・不参加を◯日（木）21時までにお願いします。 6人に届かない場合は、助っ人の募集を出します。
日時・場所・締切・足りなかったときにどうするかの4つが1通に入っていると、聞き返しが無くなります。
押さえておきたい数字は2つ
出欠を記録する目的は、当日の人数を知ることだけではありません。続けていくと、2つの数字が見えてきます。
| 数字 | 意味 |
|---|---|
| 参加率 | 「参加」と答えた予定のうち、実際に来た割合 |
| 直前キャンセル | 開始24時間を切ってからの取り消しと、無断欠席 |
この2つは、新しく人を迎えるときの判断材料になります。 主催者の参加率が見えれば、応募する側も安心できます。逆に、応募してくる人の参加率が見えれば、迎える側も判断できます。
数字は責めるために使わないことが大切です。仕事や家庭の事情で来られない時期は誰にでもあります。見るのは、人数を読むためと、新しく迎える人との相性を考えるためです。
体育館の予約と合わせて考える
多くのチームは、体育館を押さえてから人を集めます。 順番が逆になることはあまりありません。
だからこそ、予定は早めに立てて、出欠は早めに締めるのが基本です。枠を取ったあとに人が足りないと分かると、キャンセル料が発生したり、半分の人数で2時間を過ごすことになったりします。
少ない人数でも練習が成り立つメニューを持っておくと、人数が読めない日も慌てません。人数別の練習はバレーボールの練習方法にまとめています。
Rocks では、どうしているか
チームを作ると、「予定と出欠」が使えるようになります（予定と出欠）。
- キャプテンが予定を立て、メンバーが参加・不参加を答えます。 一覧はこれからと過去に分かれています
- 当日の人数が事前に読めます。 直前の調整が減ります
- 過去の予定では「来なかった」を記録できます。 参加率はここから自動で計算されます
- 参加率と直前キャンセルは、自己申告ではありません。 サーバー側で集計するので、あとから書き換えられません
- 予定は開始から48時間後に確定します。確定した記録が1件も無ければ、参加率は「—」と表示されます（無いのに数字を出しません）
- 連絡はチームトークで。 出欠とは別の場所なので、呼びかけが会話に流されません（チームの中だけのトーク）
- 人数が足りない日は、「助っ人・単発」の募集を出せます。 近くの人に来てもらえます
チームの連絡のまとめ方全体は、チームの連絡はグループチャットで足りるかにまとめています。